Các mức phạt vi phạm hành chính về hóa đơn mới nhất

Vi phạm quy định về hóa đơn có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính và phải thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả theo quy định pháp luật. Những lỗi thường gặp bao gồm không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; lập hóa đơn sai thời điểm; chậm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử; làm mất hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp.

Vậy các mức phạt vi phạm hành chính về hóa đơn được quy định như thế nào? Hành vi nào bị phạt cảnh cáo, hành vi nào có thể bị phạt đến hàng chục triệu đồng?

Bài viết dưới đây tổng hợp các nhóm vi phạm phổ biến, căn cứ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung có liên quan, được cập nhật theo Văn bản hợp nhất 27/2026/VBHN-NĐ-BTC.

1. Căn cứ pháp lý và nguyên tắc xử phạt vi phạm về hóa đơn

1.1. Căn cứ pháp lý

Việc xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn được thực hiện theo các văn bản pháp luật liên quan, trong đó có:

•   Nghị định 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.

•   Nghị định 102/2021/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn.

•   Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

•   Nghị định 291/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung các quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn.

Văn bản hợp nhất 27/2026/VBHN-NĐ-BTC ngày 27/08/2026 tổng hợp các quy định liên quan để thuận tiện tra cứu.

1.2. Nguyên tắc xử phạt

Theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn:

•   Tổ chức, cá nhân chỉ bị xử phạt khi có hành vi vi phạm được pháp luật quy định.

•   Trường hợp thực hiện nhiều hành vi vi phạm, người vi phạm có thể bị xử phạt đối với từng hành vi, trừ trường hợp pháp luật quy định cách xử lý khác.

•   Mức phạt phụ thuộc vào tính chất, mức độ vi phạm, số lượng hóa đơn và các tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ.

•   Một số trường hợp có thể được miễn xử phạt nếu đáp ứng điều kiện pháp luật quy định, chẳng hạn vi phạm do sự kiện bất khả kháng.

Cần lưu ý, mức phạt tiền quy định đối với tổ chức thường khác mức phạt áp dụng đối với cá nhân. Khi xác định số tiền phải nộp, cần đối chiếu quy định về đối tượng vi phạm và mức phạt tương ứng.

2. Các mức phạt vi phạm hành chính về hóa đơn phổ biến

2.1. Mức phạt đối với hành vi không lập hóa đơn

Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định là một trong những hành vi vi phạm đáng chú ý.

Theo quy định hiện hành, mức phạt được phân loại theo số lượng hóa đơn vi phạm và tính chất giao dịch. Các mức phạt đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thông thường được xác định như sau:

•   Không lập hóa đơn đối với 01 số hóa đơn: phạt từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng.

•   Không lập hóa đơn đối với từ 02 đến dưới 10 số hóa đơn: phạt từ 2.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

•   Không lập hóa đơn đối với từ 10 đến dưới 20 số hóa đơn: phạt từ 10.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.

•   Không lập hóa đơn đối với từ 20 đến dưới 50 số hóa đơn: phạt từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.

•   Không lập hóa đơn đối với từ 50 số hóa đơn trở lên: phạt từ 60.000.000 đồng đến 80.000.000 đồng.

Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu; hàng hóa cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động hoặc tiêu dùng nội bộ thuộc trường hợp phải lập hóa đơn, mức phạt được xác định theo khung riêng. Trường hợp chỉ có 01 số hóa đơn vi phạm có thể bị phạt cảnh cáo.

Doanh nghiệp cần xác định đúng thời điểm lập hóa đơn và bảo đảm hóa đơn được lập đầy đủ khi phát sinh giao dịch thuộc trường hợp phải lập hóa đơn.

2.2. Mức phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm

Hóa đơn phải được lập đúng thời điểm theo quy định về hóa đơn, chứng từ. Việc lập hóa đơn muộn so với thời điểm phát sinh nghĩa vụ có thể dẫn đến xử phạt.

Theo quy định hiện hành, mức phạt được xác định theo số lượng hóa đơn và loại giao dịch.

Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu; hàng hóa cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương hoặc tiêu dùng nội bộ thuộc trường hợp phải lập hóa đơn:

•   Vi phạm đối với 01 số hóa đơn: có thể bị phạt cảnh cáo.

•   Vi phạm từ 02 đến dưới 10 số hóa đơn: phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng.

•   Vi phạm từ 10 đến dưới 50 số hóa đơn: phạt từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.

•   Vi phạm từ 50 đến dưới 100 số hóa đơn: phạt từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.

•   Vi phạm từ 100 số hóa đơn trở lên: phạt từ 15.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.

Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thông thường:

•   Vi phạm đối với 01 số hóa đơn: phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng.

•   Vi phạm từ 02 đến dưới 10 số hóa đơn: phạt từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.

•   Vi phạm từ 10 đến dưới 20 số hóa đơn: phạt từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.

•   Vi phạm từ 20 đến dưới 50 số hóa đơn: phạt từ 15.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.

•   Vi phạm từ 50 đến dưới 100 số hóa đơn: phạt từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.

•   Vi phạm từ 100 số hóa đơn trở lên: phạt từ 50.000.000 đồng đến 70.000.000 đồng.

Các mức phạt trên cần được áp dụng theo đúng nhóm hành vi, số lượng hóa đơn và điều kiện cụ thể của quy định hiện hành.

2.3. Mức phạt đối với hành vi chậm nộp hoặc không nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn

Tổ chức, cá nhân có trách nhiệm gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn khi thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu.

Theo quy định tại Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hành vi chậm nộp hoặc không nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn có thể bị xử phạt theo thời gian chậm nộp và tính chất vi phạm.

Theo khung quy định trong tài liệu gốc:

•   Chậm nộp từ 01 đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ: có thể bị phạt cảnh cáo.

•   Chậm nộp từ 01 đến 10 ngày: phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng, trừ trường hợp được áp dụng cảnh cáo.

•   Chậm nộp từ 11 đến 20 ngày: phạt từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng.

•   Chậm nộp từ 21 đến 90 ngày: phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.

•   Chậm nộp từ 91 ngày trở lên hoặc không nộp thông báo, báo cáo theo quy định: phạt từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.

Khi áp dụng thực tế, doanh nghiệp cần kiểm tra lại khung phạt tương ứng trong văn bản hợp nhất hiện hành và loại thông báo, báo cáo cụ thể, bởi không phải mọi loại hồ sơ đều có cùng thời hạn và cách xử lý.

2.4. Mức phạt đối với hành vi lập hóa đơn sai nội dung, sai loại hoặc sai thứ tự

Một số lỗi thường gặp trong quá trình lập hóa đơn bao gồm:

•   Lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn.

•   Lập sai loại hóa đơn và đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế.

•   Lập hóa đơn khi chưa đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

•   Lập hóa đơn trong thời gian tạm ngừng hoạt động kinh doanh, trừ trường hợp được pháp luật cho phép.

•   Lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc.

Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung, một số hành vi thuộc nhóm này có thể bị phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.

Tuy nhiên, nếu bên bán và bên mua phát hiện lập sai loại hóa đơn, chủ động lập lại hóa đơn đúng trước khi cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra và không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế, trường hợp đó có thể được áp dụng hình thức cảnh cáo theo quy định.

2.5. Mức phạt đối với hành vi chậm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo đúng thời hạn và phương thức quy định.

Theo nội dung Nghị định 125/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung, các mức phạt trong tài liệu gốc được xác định như sau:

•   Chuyển dữ liệu quá hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc: phạt từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.

•   Chuyển dữ liệu quá hạn từ 06 đến 10 ngày làm việc: phạt từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.

•   Chuyển dữ liệu quá hạn từ 11 ngày làm việc trở lên hoặc không chuyển dữ liệu theo thời hạn quy định: phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Doanh nghiệp cần phân biệt trường hợp chậm chuyển dữ liệu với trường hợp lập hóa đơn sai hoặc không lập hóa đơn, bởi mỗi hành vi có căn cứ và khung phạt riêng.

2.6. Mức phạt đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn

Việc làm mất, cháy, hỏng hóa đơn có thể phát sinh trong quá trình sử dụng hoặc lưu trữ. Mức phạt phụ thuộc vào loại hóa đơn, tình trạng hóa đơn, trách nhiệm của bên bán hoặc bên mua và các tình tiết liên quan.

Theo tài liệu gốc:

•   Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã kê khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc lưu trữ: có thể bị phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

•   Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành hoặc đã mua nhưng chưa lập: mức phạt được xác định theo tình trạng hóa đơn và quy định áp dụng.

•   Trường hợp người mua làm mất hóa đơn đã lập, các bên cần lập biên bản ghi nhận sự việc theo quy định.

•   Nếu hóa đơn bị mất do lỗi của bên thứ ba, trách nhiệm xử phạt được xác định dựa trên quan hệ giao dịch và quy định pháp luật liên quan.

Trường hợp mất hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc sự kiện bất khả kháng, doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện miễn xử phạt và chuẩn bị tài liệu chứng minh phù hợp.

2.7. Mức phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp

Sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn là nhóm vi phạm có mức xử phạt đáng chú ý.

Các trường hợp có thể thuộc nhóm này gồm sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn hết giá trị sử dụng, hóa đơn không đáp ứng điều kiện pháp luật hoặc sử dụng hóa đơn sai quy định.

Theo tài liệu gốc, hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn thuộc trường hợp quy định tại Điều 16, Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP có thể bị phạt từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.

Ngoài tiền phạt hành chính, tùy hành vi cụ thể, người vi phạm còn có thể phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả hoặc chịu trách nhiệm về thuế theo quy định. Trường hợp hành vi có dấu hiệu vi phạm pháp luật hình sự, việc xử lý được thực hiện theo quy định tương ứng.

3. Những lưu ý để hạn chế vi phạm về hóa đơn

Để giảm thiểu rủi ro bị xử phạt, doanh nghiệp nên thực hiện các biện pháp sau:

Thứ nhất, lập hóa đơn đúng thời điểm. Kế toán cần theo dõi thời điểm chuyển giao hàng hóa, hoàn thành dịch vụ và các trường hợp đặc thù để lập hóa đơn đúng quy định.

Thứ hai, kiểm tra thông tin trước khi phát hành. Các nội dung như tên, mã số thuế, địa chỉ, hàng hóa, dịch vụ và thuế suất cần được rà soát trước khi gửi hóa đơn cho người mua.

Thứ ba, theo dõi thời hạn báo cáo và chuyển dữ liệu. Doanh nghiệp nên xây dựng lịch nhắc việc và quy trình kiểm soát hóa đơn điện tử để tránh chậm nộp hoặc bỏ sót nghĩa vụ.

Thứ tư, lưu trữ hồ sơ đầy đủ. Hợp đồng, chứng từ thanh toán, biên bản giao nhận và hồ sơ xử lý hóa đơn sai sót cần được lưu giữ theo quy định.

Thứ năm, cập nhật văn bản pháp luật. Mức phạt và cách phân loại hành vi có thể thay đổi khi nghị định được sửa đổi, bổ sung. Doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản đang có hiệu lực trước khi xử lý từng trường hợp.

Các mức phạt vi phạm hành chính về hóa đơn được xác định dựa trên hành vi vi phạm, số lượng hóa đơn, thời gian chậm nộp và những tình tiết liên quan. Các lỗi phổ biến như không lập hóa đơn, lập hóa đơn sai thời điểm, chậm chuyển dữ liệu, làm mất hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp đều có thể dẫn đến xử phạt.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý hóa đơn chặt chẽ, kiểm tra hồ sơ thường xuyên và cập nhật quy định pháp luật hiện hành. Khi phát sinh sai sót, nên xác định đúng hành vi, căn cứ pháp lý và điều kiện áp dụng trước khi thực hiện điều chỉnh hoặc kê khai bổ sung.